Das CPA stellt jedem Anwender oder jeder Anwendergruppe ein Verzeichnis, den so genannten „IN-Ordner“, im Netzwerk zur Verfügung. Der „IN-Ordner“ befindet sich auf dem CPA-Server und stellt das Tor zum Archiv dar. Der Anwender selbst sammelt die auszulagernden Dateien und bewegt sie in den „IN- Ordner“. Dieser Vorgang kann manuell oder über eine entsprechende Software umgesetzt werden. Als letzte Datei kopiert der Anwender den sogenannten CPA-Trigger in das Verzeichnis. Der CPA-Trigger ist eine Datei, welche dem CPA anzeigt, dass die Auslagerung der Dateien beginnen kann. Sobald der CPA-Trigger im Verzeichnis erkannt wird, prozessiert das CPA die Dateien. Sie werden zu einem Projekt-Container zusammengefasst und verschlüsselt. Danach werden die Container im an- geschlossenen Auslagerungsspeicher gespeichert.
Nachdem der Container mit den Projektdateien im Auslagerungsspeicher abgelegt wurde, erhält der Anwender einen Beleg. Dieser kann per E-Mail zugestellt oder in einem vorgegebenen Verzeichnis abgelegt werden. Der Beleg dient zum einen als Nachweis für die erfolgreiche Auslagerung, zum anderen können die Dateien über ihn an einem beliebigen Ort wiederhergestellt werden. Der Beleg enthält neben verschiedenen Anwenderinformationen, den Namen des erstellten Containers sowie Datum und Uhrzeit der Auslagerung. Weiterhin enthält er die Funktionen für das Zurückholen oder, sofern berechtigt, das Löschen der Dateien.
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